Um dos principais erros de contabilidade cometidos por pequenas empresas é a ausência de escrituração contábil (ou execução errada deste ato da contabilidade).
Por não saber exatamente o que é a escrituração contábil ou sua importância, as pequenas empresas ou prestadores de serviço autônomos a ignoram e acabam pagando o preço por isso, sem perceber por onde se esvaiu o dinheiro que tinham ganho.
Se você não sabe o que é esse termo contábil ou quer aprender mais sobre ele, siga a leitura!
O que é a escrituração contábil?
A escrituração contábil é o ato na contabilidade de registrar absolutamente todos os movimentos financeiros realizados por uma empresa em um determinado período.
Se a empresa (ou o trabalhador autônomo) faz uma compra, é preciso registrar que saíram X reais do caixa da companhia para a aquisição de tal material. Se a empresa faz uma venda, anota-se que entraram Y reais para o caixa.
Quando a empresa paga o salário dos funcionários, registra-se o fato em um documento específico. Quando entram os dividendos de algum investimento feito pela companhia, acontece o mesmo.
Dessa forma, a empresa ganha um registro completo sobre as suas movimentações financeiras, sendo capaz de dar conta de cada real que passou pela suas mãos a qualquer momento.
Como fazer a escrituração?
A escrituração contábil é, como parece óbvio, um trabalho gigantesco. Até mesmo microempresas com apenas 1 ou 2 funcionários terão muito o que fazer para dar conta de todas as suas transações financeiras.
Essa é, aliás, uma das principais razões para que muitas empresas e profissionais autônomos não realizem essa tarefa no seu dia a dia. Como dá muito trabalho, preferem não fazer e arcar com as consequências disso depois.
A escrituração contábil pode ser feita de duas formas: manual ou automatizada. A versão manual, de fato, é muito trabalhosa e consiste em ter um profissional que registre todas as operações financeiras de uma empresa em algum documento ou livro contábil.
Já a opção automatizada ajuda a facilitar o trabalho. Com o auxílio de softwares específicos, é possível registrar automaticamente cada transação financeira feita com base nas contas bancárias da empresa.
Assim, cada movimentação é registrada com base no extrato bancário da companhia e fica disponível para consulta em tempo real.
Quais as vantagens da escrituração contábil?
Se a escrituração contábil é tão complicada de se fazer (no linguajar popular, tão “chata”), por que fazê-la? Confira abaixo algumas das vantagens que a sua empresa ganha ao executar esta tarefa!
Registro físico de todas as movimentações financeiras
O primeiro benefício em realizar a escrituração contábil é a obtenção de um registro físico de todas as movimentações financeiras da empresa.
Na prática, isso permite que a empresa saiba perfeitamente para onde vai cada centavo que passou por suas contas. Em caso de desorganização monetária, esse conhecimento é importante para ajudar a organizar as contas da companhia.
Maior controle do dinheiro da empresa
Como é claro, a escrituração contábil permite maior controle financeiro por parte da empresa. Além de saber exatamente para onde vai cada centavo, esse documento permite que a companhia tenha uma mão mais firme nos seus recursos.
Afinal, para gastar cada real, será preciso fazer um registro indicando para onde ele foi. Com isso, a empresa saberá, por exemplo, qual departamento mais gasta, qual mais recebe e como executar melhor o sistema financeiro.
Comprova em juízo, caso necessário
Não é raro a empresa ou o profissional autônomo se ver em uma disputa judicial por alguma razão. Desde processos trabalhistas até consultorias jurídicas, a companhia pode enfrentar conflitos na esfera judicial, podendo usar a escrituração contábil como provas para se proteger.
Por exemplo, imagine que um colaborador da empresa age de má-fé e processa a empresa alegando não ter recebido seus direitos financeiros. A escrituração contábil prova que o pagamento foi feito.
Imagine que a empresa se vê, por exemplo, num imbróglio judicial por causa de algum fornecedor ou algum cliente corporativo. A escrituração contábil bem feita ajuda a deixar a companhia protegida de problemas.
Facilita acesso ao crédito para expansão
A oferta de crédito corporativo no mercado financeiro segue a simples lógica da avaliação de risco. Se emprestar valores para uma empresa for um negócio de risco, os juros cobrados serão maiores e o empréstimo ficará mais caro. Se a companhia for segura, estruturada, sólida, então o crédito será garantido, e, consequentemente, com juros mais baixos.
Uma das maneiras de provar que a sua empresa é segura é através da escrituração contábil. Com ela, você poderá mostrar aos bancos sua organização financeira e ficará mais fácil conseguir o empréstimo para expandir seu negócio.
Cumpre as obrigatoriedades exigidas da empresa
Por fim, fazer a escrituração faz com que a empresa obedeça ao Novo Código Civil Brasileiro, que determina no seu Artigo 1.179 que toda empresa apresente anualmente um Balanço Patrimonial.
Mas, vale lembrar, a escrituração oferece uma série de vantagens além da sua obrigatoriedade. Vale a pena fazê-la além do que é necessário por lei.
Agora que você já sabe o que é escrituração contábil e como realizá-la, além das vantagens de elaborar esse documento, pode começar a organizar melhor a sua empresa.