A Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB) publicou no DOU de 05/01/2021, a Solução de Consulta COSIT nº 171, de 28 de dezembro de 2020, trazendo esclarecimentos sobre a guarda de documentos comprobatórios em meio digital e a eliminação dos originais digitalizados.

O consulente questiona sobre a possibilidade de guarda de documentos em meio digital uma vez que os comprovantes físicos, originais em papel térmico, como notas e cupons fiscais, possuem baixa durabilidade, bem como o risco de extravio. A consulta foi protocolizada antes da publicação do Ato Declaratório Interpretativo (ADI) RFB nº 04, de 9 de outubro de 2019, que faculta que a pessoa jurídica guarde documentos comprobatórios de suas despesas em meio digital, e autoriza a destruição dos originais digitalizados.

Sendo assim, para que o documento digital tenha valor comprobatório, deve atender as condições citadas no referido Ato Declaratório Interpretativo, entre eles o requisito para garantir a autenticidade, integridade e validade do documento disposto no art. 1º da Medida Provisória nº 2.200-2, de 2001, e no art. 2º-A da Lei nº 12.682, de 2012, bem como as regras gerais de digitalização de acordo com os arts. 4º, 5º, 9º, 10 e 11 do Decreto nº 10.278, de 2020.

Por fim, ressalta-se que o Ato Declaratório Interpretativo (ADI) RFB nº 04, de 2019, determina que os documentos digitalizados sem valor histórico serão preservados, no mínimo, até o transcurso dos prazos de prescrição ou decadência dos direitos a que se referem.

Fonte: Editorial ITC Consultoria.